GUIDE POUR ORGANISER UN VOYAGE HORS-QUÉBEC

Pour les voyages hors-Québec, Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais appuie les voyages qui sont organisés avec une agence de voyages qui détient un permis de l’Office de la protection du consommateur. Ainsi, les membres du Club bénéficient d’une protection financière du fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages au cas où il y a des problèmes. Cette protection n’existe pas dans le cas d’arrangement pris directement avec un fournisseur (p. ex., transporteur aérien, forfait à l’étranger en ligne).

Le choix du voyage
Il y a une infinité de voyages fascinants qu'on peut entreprendre à travers le monde et le choix de la destination dépendra en dernière analyse du voyage qui vous tente particulièrement. Toutefois, vous devez aviser les membres du conseil d’administration (CA) de votre intention d’organiser un voyage et demander de mettre votre projet dans le tableau « Excursions et voyages à venir » sur notre site Web. Ainsi, vous n’aurez pas de surprise si des démarches sont déjà entamées pour cette même destination et/ou cette même période de l’année.

Dépenses reliées à la préparation du voyage
La politique du club Oxygène stipule que, sur présentation des reçus, le Club rembourse à l’organisateur(trice) les dépenses reliées à l’organisation du voyage (interurbains, photocopies, envois postaux, etc.) et ce, jusqu’à concurrence de 40 $.

La taille du groupe
Pour un voyage hors-Québec, la taille du groupe est un facteur important. Les préoccupations quant à l’organisation du voyage et pendant le séjour sont en proportion du nombre de personnes. C’est à vous de juger du nombre approprié avec l’agence de voyages, mais des groupes de 12 à 16 personnes semblent bien fonctionner. Les décisions sont plus faciles à prendre en petits groupes.

La responsabilisation des membres
Lors d’un voyage hors-Québec, une des lourdeurs pour l’organisateur(trice) est de constater que les membres du groupe comptent sur lui(elle) à tout moment pour toute question. Vous voulez être en vacances également, alors établissez les règles avant le départ; cela allégera votre tâche pendant la durée du voyage.

Assurances
Chaque personne doit avoir une assurance voyage (c’est-à-dire médicale, annulation/interruption) qui est valide dans le pays de votre séjour/voyage. L’assurance doit couvrir le rapatriement au Canada en cas de blessure ou maladie.

Avant de partir
Pour se rendre à bon port, les préparatifs de voyage s'étalent normalement sur plusieurs mois; voici un aperçu des tâches principales :
• Effectuer des recherches sur le voyage que vous planifiez;
• Aviser le CA de votre intention d’organiser un voyage;
• Demander au CA de mettre votre projet sur le tableau « Excursions et voyages à venir » du site Web, le calendrier des membres et la Bouffée d’air;
• Faire une demande pour une salle auprès du(de la) secrétaire du CA afin de tenir une soirée d’information pour déterminer l’intérêt pour le voyage;
• Expliquer clairement ce qui est compris ou pas dans le forfait;
• Informer les personnes de la compensation que vous recevrez pour organiser ce voyage;
• Obtenir les inscriptions, ramasser les documents pertinents au voyage et les chèques pour couvrir les pourboires du voyage;
• Tenir des sessions d’entraînement avant le départ avec votre groupe;
• Remettre aux personnes une liste des équipements nécessaires.

Pendant le voyage
La planification détaillée du voyage étant complétée avec l’agence de voyages, vous aurez maintenant à vous ajuster sur les lieux. Il ne faut pas se surprendre si tout ne va pas comme prévu au programme élaboré avec l’agence de voyages. Il faut demeurer flexible et être prêt(e) à s'adapter aux imprévus qui se présentent.

Le soir précédent chaque départ, le(la) responsable du groupe confirme l’horaire du lendemain avec le(la) guide. Le tout peut se discuter lors du souper; cela sert également de rappel aux membres du groupe. On en profite aussi pour discuter des changements au programme.

Souvent, les personnes ne peuvent pas « performer » de façon constante jour après jour (à moins qu’elles soient très fortes); alors il faut tenir compte de cette réalité. La capacité du groupe à effectuer les marches planifiées ne sera peut-être pas ce qu’on croyait lors de la planification lorsqu'on était assis confortablement dans nos salons en Outaouais.

Il y a aussi le fait que certaines personnes voudront prendre une « journée de congé » et avoir un peu de temps libre à l’occasion. Il vaut mieux planifier tout ça avant le départ avec l’agence de voyages si c’est votre intention.

Il ne faut pas oublier que certaines personnes peuvent s'être blessées soit aux pieds, aux genoux ou encore au dos pendant les marches, elles voudront donc ralentir un peu. Une journée de repos serait certainement la bienvenue pour ces personnes, il faudra discuter avec le(la) guide quand et comment les accommoder, si c’est nécessaire. Dans le cas où certaines personnes ne partent pas en randonnée avec le groupe, il faut expliquer clairement qu’il pourrait y avoir des frais pour se rendre à la destination suivante. Dans la majorité des situations, il est possible de voyager avec les bagages.

L’harmonie au sein du groupe
Une semaine de vacances en groupe demande que chaque personne y mette du sien pour assurer l’harmonie dans le groupe. Recette gagnante : que chaque personne prenne bien soin de ses propres besoins, il y a ainsi plus de chance que l'harmonie règne. Il faut insister pour que tout le monde soit à l’heure aux rendez-vous.

Une source potentielle de conflit peut être les désirs divergents des personnes du groupe. Chaque personne doit comprendre qu’en choisissant de faire un voyage avec d’autres membres du Club, elle accepte que le bon fonctionnement du groupe est prioritaire et qu'ainsi elle doit prendre en considération les besoins des autres personnes du groupe lors de prises de décisions.

Faire le bilan
Quand vous serez de retour de votre voyage, prenez un peu de temps pour réfléchir à votre expérience et prendre note de vos succès et également des points que vous souhaiteriez améliorer à l’avenir. Avec chaque expérience, on apprend quelque chose de nous-mêmes, des autres, de la randonnée, de la montagne parcourue, de la dynamique des groupes, etc. 

Nous vous souhaitons « bon succès » avec les activités que vous organiserez et sommes très intéressés(es) à apprendre de vos initiatives de randonnées pédestres et à suivre votre développement comme organisateur(trice) d’Oxygène.

Conclusion
L’habileté à préparer un voyage s’acquiert avec l’expérience. Nous espérons que ce document vous sera utile lors de la préparation de vos futurs voyages. C’est un bon outil de référence auquel vous pourrez ajouter vos notes ou vos variantes. Nous vous invitons fortement à nous communiquer vos suggestions de modifications ou d'ajouts. Cela ne peut que servir à tout nouveau bénévole qui déciderait de devenir organisateur(trice) de voyages pour le club Oxygène.