Règlements généraux

 

Dernière révision : 16 novembre 2016

Dans les présents règlements :

  • l'emploi du verbe au présent inclut le futur;
  • le singulier comprend le pluriel et vice-versa;
  • le masculin comprend le féminin et vice-versa à moins que le sens indique clairement qu'il ne peut logiquement en être autrement;
  • lorsque les mots "doit" et "sera" sont utilisés, l'obligation est absolue, le mot "peut" conserve un sens facultatif.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1.-DÉFINITIONS

Pour l'interprétation des présents règlements, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les mots ou expressions qui suivent ont le sens et la signification qui leur sont attribués dans le présent article:

    • Club: désigne Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais.
    • Membre: désigne une personne qui a payé sa cotisation au Club et qui a le droit d'être convoquée à une assemblée générale des membres. Le membre de moins de 18 ans n'a pas droit de vote.
    • Assemblée générale: désigne toute assemblée à laquelle tous les membres du Club ont été convoqués conformément aux présents règlements.
    • Conseil d'administration: désigne l'ensemble des administrateurs élus par l'assemblée générale, soit un président, un secrétaire, un trésorier et deux directeurs.

Article 2.-SIÈGE SOCIAL

Le siège social est établi à l'endroit désigné par le conseil d'administration dans la région de l’Outaouais.

Article 3.-BUT DU CLUB

Les buts du Club sont les suivants :
Regrouper des personnes qui désirent s’offrir une bouffée d’air pur, de randonnée pédestre, de nature, de santé, d’aventures et d’amitié. Le Club est dirigé par ses membres bénévoles.

Article 4.-AUTORITÉ

Les affaires du Club sont gérées par le conseil d'administration.

MEMBRES

Article 5.-ADHÉSION

Toute personne peut devenir membre du Club. Le membre de moins de 18 ans doit obligatoirement être accompagné par un membre de 18 ans ou plus.

Article 6.-PROCÉDURE D'ADHÉSION

Pour devenir membre du Club, toute personne âgée de 18 ans ou plus doit payer une cotisation annuelle dont le taux et les modalités de paiement sont déterminés par le conseil d'administration. La cotisation est gratuite pour toute personne de moins de 18 ans. Le membre qui cesse de faire partie du Club n’a droit à aucun remboursement.

Article 7.-SUSPENSION ET EXPULSION

Tout membre dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles au Club peut être suspendu ou expulsé par le conseil d'administration. Un avis écrit à cet effet doit lui être adressé. Il a cependant le droit d’être entendu par le conseil d’administration dans les 30 jours qui suivent l’envoi de l’avis écrit. Après ce délai, la décision est irrévocable.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 8.-COMPOSITION

Les membres majeurs (âgés de18 ans ou plus) du Club constituent l'assemblée générale.

Article 9.-ATTRIBUTIONS

L'assemblée générale a le pouvoir de:

  1. adopter ou rejeter les propositions d’amendement aux règlements généraux;
  2. élire les membres du conseil d'administration;
  3. combler par élection le ou les postes du conseil d'administration vacants ou devenus vacants au moment d'une assemblée générale, et ce, pour le reste du mandat dont la durée est précisée à l'article des présents règlements généraux;
  4. adopter ou rejeter le choix de l’institution financière; 
  5. nommer la personne qui fait la vérification des livres et pièces comptables du Club;
  6. adopter ou rejeter les rapports financiers;
  7. adopter ou rejeter les rapports annuels.

Article 10.-AVIS DE CONVOCATION

L'assemblée générale est convoquée par le secrétaire au moyen d'un avis écrit adressé à chaque membre en indiquant la date, l'heure, l'endroit et les sujets à l'ordre du jour.

Article 11.-DÉLAI DE CONVOCATION

L'avis de convocation de toute assemblée générale doit être expédié aux membres au moins dix (10) jours avant la date de l'assemblée.

Article 12.-DATE

Les membres se réunissent en assemblée générale au moins une fois l'an, aux  lieu, date et heure déterminés par le conseil d'administration, et ce, dans les 90 jours suivant la fin de l’année financière.

Article 13.-QUORUM

Le quorum est constitué des membres présents. 

ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE

Article 14.-COMPOSITION

L'article 8 s'applique mutatis mutandis.

Article 15.-POUVOIRS

Lors de toute assemblée extraordinaire, les membres ne discutent que des sujets inscrits sur l'avis de convocation.

Article 16.-AVIS DE CONVOCATION

Une assemblée extraordinaire peut être convoquée par le secrétaire du Club à la suite d'une décision prise en ce sens par le conseil d'administration ou sur requête signée par au moins 1/3 des membres du Club. La convocation se fera au moyen d'un avis écrit adressé à chaque membre, avis dans lequel le secrétaire du Club précisera la date, l'heure, l'endroit et les sujets à l'ordre du jour de l'assemblée.

Article 17.-DÉLAI DE CONVOCATION

L'avis de convocation de toute assemblée extraordinaire doit être adressé au moins sept (7) jours avant la date de l'assemblée.

Article 18.-DATE

L'assemblée extraordinaire doit être convoquée dans les sept (7) jours suivant la réception d'une requête selon l'article 16 des présents règlements.

Article 19.-QUORUM

L'article 13 s'applique mutatis mutandis.

CONSEIL D'ADMINISTRATION

Article 20.-ÉLIGIBILITÉ

Tout membre majeur (âgé de 18 ans ou plus) est éligible au conseil d'administration du Club. Tout membre intéressé à poser sa candidature à un poste vacant du conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle du Club devra avoir exprimé son intérêt par écrit au secrétaire du Club ou à un membre désigné du conseil d’administration au moins quinze (15) jours avant la date de l’assemblée générale. Si le nombre de candidats est insuffisant pour combler le nombre de postes vacants, des candidatures supplémentaires sont acceptées le jour de l’assemblée annuelle.

Article 21.-COMPOSITION

Les affaires du Club sont administrées par un conseil d'administration composé de cinq (5) administrateurs, soit un président, un secrétaire, un trésorier, un directeur des sorties et un directeur du marketing.

Article 22.-MODE D'ÉLECTION

L'assemblée générale nomme un (1) président d'élection, un (1) secrétaire et deux (2) scrutateurs. Les procédures d'élection sont établies par le président d'élection et acceptées par l'assemblée. On procède alors à l'élection des membres du conseil d'administration du Club.

Article 23.-DURÉE DU MANDAT

Pour assurer une alternance au sein du conseil d'administration, les années impaires, seront en élection, pour un mandat de deux (2) ans, le président, le trésorier et le directeur des sorties. Les années paires, seront en élection pour un mandat de deux (2) ans, le secrétaire et le directeur du marketing.

Article 24.-ATTRIBUTIONS

Le conseil d'administration exerce les pouvoirs suivants :

  1. administrer les affaires du Club;
  2. exécuter les décisions de l'assemblée générale sur les objets qui la concernent;
  3. présenter ou non tout projet d’amendement aux présents règlements à l’assemblée générale;
  4. constater et remplir les vacances au sein du conseil d'administration;
  5. déterminer les conditions d'adhésion des membres tel que prévu à l'article 6 des présents règlements;
  6. préparer les prévisions budgétaires annuelles et veiller à la bonne marche des finances;
  7. exercer tout autre pouvoir prévu par les présents règlements;
  8. prendre toute décision qu’il juge nécessaire pour permettre au Club d’atteindre ses buts;
  9. voir au bon fonctionnement du Club.

Article 25.-FRÉQUENCE DES RÉUNIONS

Le quorum du conseil d'administration est de 3 administrateurs.

Article 26.-QUORUM

La moitié (1/2) plus un du nombre des administrateurs en fonction doivent être présents lors d'une réunion du conseil d'administration pour pouvoir valablement délibérer.

Article 27.-RESPONSABILITÉ

PRÉSIDENT

Le Président dirige les délibérations, maintient l'ordre et le décorum, reçoit les propositions et les soumet à l'assemblée, se prononce sur les questions de procédure; il appelle le vote et en proclame le résultat, signe les documents officiels et confirme les procès-verbaux des séances antérieures approuvés par l'assemblée. Il a droit de vote en tout temps en plus d'un droit de vote prépondérant en cas d'égalité des voix. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu'il exerce tous les devoirs qui pourraient, de temps à autre, lui être attribués. Il est le représentant officiel d’Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais.

SECRÉTAIRE

Le secrétaire rédige les procès-verbaux des séances qu'il soumet ensuite à l'approbation du conseil d’administration. Il doit préparer l'ordre du jour et communiquer aux membres les rapports, les propositions et autres documents officiels dont il a la garde.

TRÉSORIER

Le trésorier tient la comptabilité et présente un rapport des finances lorsque nécessaire au conseil d’administration. Il prépare les rapports exigés par les diverses instances gouvernementales. Il prépare les états financiers annuels et les présente à l’assemblée générale

DIRECTEUR DES SORTIES

Le directeur des sorties s’occupe du recrutement des organisateurs de randonnées auprès des membres. Il identifie les besoins du Club en ce qui concerne les activités à offrir. Il maintient à jour la bibliothèque (cartes, informations de voyages, etc.). Il coordonne la préparation du calendrier électronique des sorties

DIRECTEUR DU MARKETING

Le directeur du marketing rédige des communiqués de presse pour les médias. Il fait la promotion du Club. Il anime, à l’occasion, des événements.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES ET LÉGALES

Articles 28.-EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier débute le premier (1er) septembre et se termine le trente-et-un (31) août.

Article 29.-EFFETS BANCAIRES

Les effets bancaires seront tirés, acceptés ou endossés par deux (2) des quatre (4) personnes dûment autorisées par résolution du conseil d'administration

Article 30.-INSTITUTION FINANCIÈRE

Le conseil d'administration propose à l’assemblée générale, le choix de l'institution financière avec laquelle le Club fera affaires.

Article 31.-VÉRIFICATION DES LIVRES COMPTABLES

Le conseil d’administration propose à l’assemblée générale, la personne qui fait la vérification des livres et pièces comptables du Club.

Article 32.-COMPTABILISATION

Le Club doit posséder des livres comptables dans lesquels il sera possible de retrouver le relevé de toutes les transactions.

Article 33.-SANCTION ET AMENDEMENTS

Tout projet d'amendement aux présents règlements doit être déposé par écrit au conseil d’administration au moins trente (30) jours avant la date d'une assemblée générale annuelle. Le conseil d’administration a le pouvoir de présenter ou non les propositions d’amendement à l’assemblée générale. S’il y a lieu, le secrétaire doit expédier à tous les membres, un avis des propositions d'amendement au moins dix (10) jours avant la tenue d'une assemblée générale annuelle dûment convoquée dans le but d'adopter ou rejeter des projets d'amendement aux règlements généraux.

Tout projet d'amendement est considéré comme accepté et il entre en vigueur si 50 % + 1  du nombre des membres présents à une assemblée générale l'approuvent lors d'un vote pris sur la question.

Article 34.-ENTRÉE EN VIGUEUR

Les présents règlements entrent en vigueur dès l'instant de leur adoption

Article 35.-DISSOLUTION

En cas de dissolution, le Club remettra ses biens à un organisme exerçant des activités analogues.

DISPOSITIONS DIVERSES

Article 36.-CONFIDENTIALITÉ DE L'INFORMATION SUR LES MEMBRES

La liste des membres d’Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais demeure en tout temps la propriété du Club et ne peut être vendue, donnée ou utilisée à des fins de sollicitations politiques, commerciales ou autres.