Politique sur la compensation des organisateurs de voyage

PRÉAMBULE

Le club OXYGÈNE existe depuis l'an 2000. Il a débuté de façon modeste, mais sa réputation s'est rapidement étendue partout dans la région de l'Outaouais. De quelques amis désirant randonner ensemble, nous sommes passés à environ 500 membres.

Cette croissance s'est reflétée également au niveau des activités pédestres. On a tout d'abord fait des sorties dans la région pour ensuite traverser ses frontières en allant jusqu'à sillonner d'autres continents. On est bien loin de la simple randonnée de quelques heures dans le parc de la Gatineau. Les randonnées ont maintenant pris beaucoup d'ampleur tant au niveau de la durée, de l'exotisme des voyages que de la complexité des lieux visités. Nous avons donc atteint un stade où l'organisation de ces activités occasionne souvent le recours à l'expertise de voyagistes pour planifier et faire les nombreuses réservations qui sont requises pour assurer le bon déroulement du voyage. Ces agences ont parfois recours à différentes formes d'incitatifs pour encourager les organisateurs(trices) à faire appel à leurs services. Ainsi, ceux-ci pourraient se faire offrir une compensation soit financière ou matérielle.

L'un des principes entérinés par les fondateurs du club Oxygène voulait que le bénévolat soit à la base de l'organisation de toutes les activités du Club, c'est-à-dire que les organisateurs(trices) ne recevraient aucune rémunération de quelque nature ou origine que ce soit. Or, comme nous venons de le mentionner, les activités du Club ont dépassé les frontières de notre région. L’organisation des voyages comporte un degré de complexité et des exigences qui dépassent celles des randonnées dans la région. En outre, les organisateurs(trices) consacrent du temps et des efforts considérables à la mise sur pied des voyages. Dans le cas où il y a plusieurs groupes, des accompagnateurs(trices)de groupes sont nommés(es). Les organisateurs(trices) et les accompagnateurs(trices) assument des responsabilités supplémentaires tout au long du voyage.

Dans ce contexte, la compensation reçue constitue un remerciement pour les efforts des organisateurs(trices) et des accompagnateurs(trices). Oxygène ne s'objecte pas à ce que les organisateurs(trices) et parfois même les accompagnateurs(trices) se prévalent d’une telle compensation et nous espérons que cela encouragera plus de membres à organiser des voyages. Cependant dans le cadre d'une bonne gouvernance, on désire qu'il existe une transparence et que les organisateurs(trices) et les accompagnateurs(trices) dévoilent la nature de ces compensations.

OBJECTIF

Le but de cette politique est de permettre aux organisateurs(trices) et aux accompagnateurs(trices) de voyages de recevoir une compensation tout en assurant la transparence envers les membres du Club.

DÉFINITIONS

Pour les fins de cette politique, nous définissons les termes utilisés comme suit :

Le terme « voyage » signifie un déplacement vers un endroit assez éloigné en dehors des limites de la région de Gatineau et implique un séjour de plus d'une journée.

Le terme « compensation » signifie un avantage qui vise à contrebalancer une responsabilité qui peut prendre plusieurs formes à savoir qu'une personne se voit chargée d’effectuer des tâches auxquelles le reste du groupe n'est pas soumis (faire des démarches, des réservations, être responsable d'un groupe) en vue de la préparation et du déroulement d'un voyage.

ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Si un membre ou plusieurs membres d'Oxygène organisent un voyage et reçoivent une compensation, la mention suivante devra être indiquée dans la description de l’activité affichée sur le site Web du Club : l’organisateur(trice) reçoit une compensation et celle-ci n’est pas payée par Oxygène. Si un membre ou plusieurs membres d’Oxygène agissent comme accompagnateur(trice) de groupes et reçoivent une compensation la même mention devra apparaître.

De plus, l’organisateur(trice)et/ou l’accompagnateur(trice) qui reçoivent une compensation devront fournir les détails aux membres lors de la soirée d’information.

DATE D'EFFET

Cette politique est en vigueur depuis le 1er mai 2014 et a reçu l’approbation du conseil d'administration.

CHAMP D'APPLICATION

Cette politique s'applique à l’organisation de voyages. Toutes les autres activités du Club continueront d'être organisées bénévolement après l'approbation du conseil d'administration.

Approuvée : AGA 14 novembre 2018