Préambule :

L'un des principes entérinés par les fondateurs du club Oxygène voulait que le bénévolat soit à la base de l'organisation de toutes les activités du club, c'est-àdire que les organisateurs ne recevraient aucune rémunération de quelque nature ou origine que ce soit.

Or, étant donné que les activités du club ont dépassé les frontières de notre région. L’organisation des voyages comporte un degré de complexité et des exigences qui dépassent celles des randonnées dans la région.

Objectif :

Permettre aux organisateurs de voyages de recevoir une compensation tout en assurant la transparence envers les membres du Club.

Définitions :

Nous définissons les termes utilisés comme suit :

« Voyage » : déplacement qui implique un séjour de plus d’une journée.

« Compensation » : avantage visant à dédommager l’organisateur lorsqu’il doit effectuer des tâches ou à assumer des dépenses auxquelles le reste du groupe n’est pas soumis (ex. : faire des démarches, des réservations, être responsable d’un groupe, faire un séjour de reconnaissance, etc.)

Énoncé de politique :

1. Si un ou plusieurs membres d’Oxygène organisent un voyage avec l’aide d’un voyagiste, l’information au sujet de la compensation reçue devra être indiquée dans la description de l’activité sur le site du Club comme suit :

- L’organisateur reçoit une compensation qui n’est pas payé par le Club.

- L’organisateur doit également fournir les détails de cette compensation aux membres dans les documents d’information concernant le voyage.

2. Si un ou plusieurs membres d’Oxygène organisent un voyage, sans l’aide d’un voyagiste, mais qui nécessite un séjour de plus d’une journée, le Club pourrait offrir une compensation pour les frais encourus lors du séjour de reconnaissance (ex. : pour le choix des sentiers et des hébergements qui seront proposés)

- La compensation sera déterminée par le Conseil d’administration en fonction de l’activité proposée.

- La compensation maximale par jour sera de 200$ par organisateur.

- La demande de compensation devra être faite dans le Formulaire de demande d’approbation d’une activité (en annexe à cette politique).

- L’organisateur devra également fournir les détails de cette compensation aux membres dans les documents d’information concernant l’activité.

Entrée en vigueur :

- Cette politique est en vigueur à compter du 1er septembre 2024 et a reçu l’approbation du Conseil d’administration.

Champ d’application :

- Cette politique s’applique à l’organisation de voyages qui nécessitent un séjour de plus d’une journée.

- Toutes les autres activités du Club continueront à être organisées bénévolement après l’approbation du Conseil d’administration.

 

pdf Formulaire de demande d'approbation d'une activité(520 KB)

document Rapport d'activité GABARIT(14 KB)

 

Adoptée par le conseil d'administration et en vigueur le 1er septembre 2024